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Lieferschein und Rechnung

Ein Lieferschein und eine Rechnung sind wesentliche Dokumente im Geschäftsverkehr, die den Waren- und Geldfluss dokumentieren. Beide Dokumente spielen eine entscheidende Rolle für die Transparenz und die ordnungsgemäße Abwicklung von Lieferungen und Zahlungen.

Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Es begleitet in der Regel die Ware und dient dazu, den Empfang von gelieferten Produkten durch den Empfänger zu dokumentieren.

Aufbau eines Lieferscheins

  1. Absender und Empfänger
    Die Kontaktdaten des Absenders (Lieferant) und des Empfängers (Kunde) müssen eindeutig und vollständig angegeben werden.

  2. Lieferscheinnummer und Datum
    Jede Lieferung wird mit einer eigenen, fortlaufenden Nummer versehen, die das Dokument eindeutig identifizierbar macht. Auch das Datum der Lieferung muss festgehalten werden.

  3. Beschreibung der gelieferten Waren
    Eine detaillierte Auflistung der gelieferten Produkte, einschließlich Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und gegebenenfalls Seriennummern.

  4. Menge und Zustand der Ware
    Es muss die gelieferte Menge angegeben werden und ggf. der Zustand der Ware (z. B. beschädigte Artikel).

  5. Unterschrift des Empfängers
    Der Empfänger bestätigt durch seine Unterschrift den Erhalt der Ware in dem angegebenen Zustand.

  6. Zusätzliche Hinweise
    Hinweise wie "Teillieferung" oder "Rücksendung erforderlich" können ebenfalls enthalten sein, falls zutreffend.

Rechtliche Grundlagen eines Lieferscheins

Ein Lieferschein ist in Deutschland keine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, jedoch ein nützliches und häufig genutztes Dokument. Er hat vor allem beweisrechtliche Bedeutung und dient als Nachweis für die Lieferung der Ware.

  • § 433 BGB - Kaufvertrag: Regelt die Pflichten des Verkäufers zur Lieferung der gekauften Ware.
  • § 407 BGB - Speditionsvertrag: Regelt den Transport von Waren, bei dem auch der Lieferschein eine Rolle spielt, wenn der Transport durch einen Spediteur erfolgt.

Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das den Käufer über die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen informiert und die Zahlungsforderung des Verkäufers formuliert.

Aufbau einer Rechnung

  1. Absender und Empfänger
    Die vollständigen Kontaktdaten des Verkäufers (Rechnungssteller) und des Käufers (Rechnungsempfänger) müssen auf der Rechnung vermerkt sein.

  2. Rechnungsnummer und -datum
    Jede Rechnung erhält eine eindeutige Nummer zur Identifikation sowie das Ausstellungsdatum.

  3. Leistungsbeschreibung
    Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, inklusive Artikelnummern, Mengen, Preisen und eventuellen Rabatten.

  4. Preisangaben
    Der Preis für jede Position, der Gesamtbetrag sowie die anwendbare Mehrwertsteuer müssen angegeben werden.

  5. Zahlungsbedingungen
    Angaben über die Zahlungsmethoden, Zahlungsfrist und gegebenenfalls Bankverbindungen des Verkäufers.

  6. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    Pflichtangabe zur ordnungsgemäßen steuerlichen Erfassung des Unternehmens.

  7. Fälligkeitsdatum und Zahlungsaufforderung
    Eine klare Angabe des Zahlungszeitpunkts oder der Zahlungsfrist sowie eine höfliche Aufforderung zur Zahlung.

Rechtliche Grundlagen einer Rechnung

Die Rechnung ist gemäß den Steuervorschriften und dem Handelsrecht gesetzlich geregelt. Sie dient nicht nur der Dokumentation der Lieferung oder Dienstleistung, sondern auch der steuerlichen Erfassung und Abrechnung.

  • § 14 UStG – Ausstellung einer Rechnung: Regelt die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung, insbesondere bei Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmern.
  • § 16 UStG – Umsatzsteuer: Bestimmt, dass Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden muss.
  • § 312 BGB – Fernabsatzverträge: Wenn die Rechnung im Fernabsatz ausgestellt wird (z. B. Online-Shops), gelten spezielle Regelungen.

Direktvergleich von Lieferschein und Rechnung

Dokument Merkmale Vorteile Nachteile
Lieferschein Bestätigung der Lieferung, keine Zahlungsforderung Beweis der Lieferung, transparente Warenangabe Keine Zahlungsaufforderung, keine steuerliche Relevanz
Rechnung Zahlungsforderung nach Lieferung Rechtliche Grundlage für die Zahlung, steuerliche Relevanz Pflicht zur Ausstellung, Risiko von Fehlern bei der Preisangabe

Beispiel für einen Lieferschein und eine Rechnung

Lieferschein

Absender:
Mustermann GmbH
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Tel: 01234 567890

Empfänger:
Max Mustermann
Beispielstraße 2, 54321 Beispielstadt

Lieferscheinnummer: 2025/001
Datum: 11.03.2025

Gelieferte Artikel:
- Artikel: Druckerpapier A4
Menge: 10 Packungen
Zustand: Einwandfrei

Unterschrift des Empfängers: ____

Rechnung

Rechnungssteller:
Mustermann GmbH
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Tel: 01234 567890
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnungsempfänger:
Max Mustermann
Beispielstraße 2, 54321 Beispielstadt

Rechnungsnummer: 2025/001
Datum: 11.03.2025
Fälligkeit: 25.03.2025

Leistung:
- Artikel: Druckerpapier A4
Menge: 10 Packungen
Einzelpreis: 5,00 EUR
Gesamtpreis: 50,00 EUR

MwSt. (19%): 9,50 EUR
Gesamtbetrag: 59,50 EUR

Zahlungsbedingungen:
Zahlung bis 25.03.2025, Überweisung auf Konto: DE123456789

Mit freundlichen Grüßen,
Mustermann GmbH

Quellen